انفجار ذهن

فرصتی دست داد تا در سمینار تخصصی کنفرانس بزرگ علمی و تخصصی مدیریت فرایند شرکت کنم. این رویداد به همت مدرسه فرایند و کانون مدیریت فرایند ایران و شرکت توسعه راهکار جهان مدیر در محل سالن نور دانشگاه الزهرا تهران در مورخ 29 دی برگزار شد.

جمع کثیری از کارشناسان و مدیران جوان از نقاط مختلف کشور در این گردهمایی حضور به هم رسانده بودند که این نشان از اهمیت موضوع  فرایند و ضرورت آن را در شرکت ها و سازمان های ایرانی مورد توجه قرار می دهد.

بی شک یکی از مولفه های مطرح در طراحی سازمان موضوع فرایند می باشد، فرایند در طراحی روش های کاری و در موضوع اتوماسیون و ماشینی کردن فعالیت ها نقش دارد، فرایند در موضوع شغل و نظام نامه­ های شغلی، در موضوع چگونگی دستیابی و اجرای استراتژی های سازمانی، در موضوع طراحی ساختار و تدوین وظایف سازمان ها را به چالش دعوت می کند و خلاصه اینکه فرایند، برای سازمان های امروزی نقش قدرت و توانمندی را دارد.

در ادامه به خلاصه مهمترین کلید واژه ها و فرازهای سخنرانان در این کنفرانس اشاره شده است.

1. دستاوردهای مدیریت فرایند و چالش های انتخاب ابزار(مهندس رمضانی)

رویکرد مدیریت فرایند به جای رویکرد مدیریت افراد در سازمان

رویکرد مدیریت فرایند یکی از راهکارهای مبارزه با فساد اداری

صرفا بکارگیری سیستم های مکانیزه معنی آن بهبود فرایند نیست

عوامل تغییر فرایند(جابجایی مدیران، قوانین، محیطی مثل کرونا و غیره)

طولانی شدن مسیر پیاده سازی یکی از دلایل شکست پروژه است

مدلسازی درست و استفاده از ابزار دوره پیاده سازی را کوتاه می کند

2. نقش مدیریت فرایند در تحقق استراتژی های سازمان(دکتر توکلی)

عدم توانایی و ایجاد تعادل در بین منابع بزرگترین چالش مدیران است(برزخ عدم تعادل)

مدیران بایستی در محیط کار آرامش داشته باشند و این آرامش را به محیط خانه و خانواده نیز انتقال دهند

مدیران بایستی به جای بازیگری بتوانند باشگاه داری(شرکت داری) کنند

واگذاری درست داشته باشیم، کار را به افراد صاحب صلاحیت بدهیم(انتخاب درست کارکنان)

در نظر داشته باشیم آموزش همیشه کارساز نیست، بلکه باید روی انتخاب درست افراد کار کرد

داشتن زمین مساعد از الزامات کار است.

استراتژی ها برای پیاده سازی نیاز به زمین مناسب و متدلوژی مناسب هستند

چرخه RADAR در مباحث تعالی سازمانی میتواند به پیاده سازی عقلانیت در سازمان کمک کند

رمز موفقیت: افکار برجسته، آدم های برجسته و اقدامات برجسته

3. درس آموخته های مدیریت فرایند در پژوهشکده صنعت نفت(دکتر صوفی فرد)

تقویت نگاه فرایندی در سازمان از الزامات کلیدی است

تفکیک فعالیت هایی که بایستی در داخل سازمان انجام شود(In-House) و فعالیت هایی که میتوان برونسپاری کرد(Out-source)

انتخاب رویکرد مناسب در استقرار نظام مدیریت فرایند(زیر ساخت فنی و نرم افزار مناسب)

شناسایی شرکت ها و راهکارهای نرم افزاری

تهیه RFI  و اخذ پیشنهادات شرکت ها (RFP)

انتخاب نرم افزار مناسب

یکپارچه سازی سامانه های اطلاعاتی موجود با سامانه های BPMS

هماهنگی بین تیم های مدلسازی فرایند و پیاده سازی در واحد IT

هماهنگی و تیم سازی مناسب بین گروه سیستم و گروه IT

رویکرد پروژه به BPMS موفق تر است تا واگذاری آن به تیم های درون سازمانی(موجب تسریع در کار است)

4.  ریسک ها و چالش های استقرار نرم افزارهای BPMS  (مهندس سعادتمند) 

شناسایی دقیق نیازهای سازمان و انتخاب هوشمندانه محصول

حکمرانی و فرهنگ سازی در لایه سازمانی

Deep BPMS  برای پروژه های بزرگ و Core Biz ها  و Wide BPMS ها برای پروژه های کوچک و متوسط

تشکیل کمیته حکمرانی و فرهنگ سازی در شرکت

داشتن تیم تحلیل کسب و کار- تیم مهندسی و فنی- تیم عملیات

5. معرفی یک متدلوژی جدید در استقرار مدیریت فرایند(مهندس دلیری)

داشتن نقشه را برای پیاده سازی BPMS  الزامی است

گام اول: متقاعد سازی مدیران ارشد و آمادگی سازمان

گام دوم: معماری فرایند و مدلسازی

گام سوم: تعیین شاخص های اثربخشی فرایند(منابع مورد استفاده در فرایند)

گام چهارم: تحلیل و بهبود فرایندی

گام پنجم: اجرا

گام ششم: کنترل و پایش(Control & Monitoring)

6. حاکمیت فرایند در عصر تحول دیجیتال (دکتر بزرگی امیری)

در موضوعات فرایندی تاب آوری (Resiliency)  در بخش سازمان و کارکنان بسیار حائز اهمیت است و بایستی برای آن برنامه داشت

تحول دیجیتال موضوع جدیدی است که باز هم زیر بنای آن موضوع فرآیند است

تحول دیجیتال در سه حوزه کارکنان- فرایند و ابزارها اهمیت پیدا می کند.(People/Process/Tools)

حکمرانی یک واژه میان رشته ای است که بیشتر در ادبیات دولتی کارکرد دارد، اما در اینجا به مفهوم تقسیم قدرت در بین کلیه ذی نفعان مورد استفاده قرار می گیرد(تمام کسانی که در زنجیره ارزش نقش دارند و بایستی آنان را مشارکت دهیم)

شاخص های حاکمیت خوب: مشارکت شهروندان و یا ذی نفعان در سازمان- شفافیت و پاسخگویی-مسئولیت پذیری ذی نفعان- کارآیی و اثربخشی بهتر از منابع

شاخص های حکمرانی بایستی در سه سطح سازمان- افراد(کارکنان) و فرایندها دیده شود

در پروژه های فرایندی دو لایه بهبود مورد توجه است: لایه بهبود اولیه و لایه بهبود تخصصی و عمیق که در حوزه عملیات و اجرا و الزامات کار معنا دارد(بخش گران قیمت کار را تشکیل می دهد)

7.  مدیریت تغییرات در BPMS (مهندس عامری)  

مراقبت از تغییر در پروژه BPMS بسیار مهم است

همسان سازی مباحث سازمانی با تغییرات

متدلوژی سه مرحله ای مدیریت تغییر: آمادگی برای تغییر- معرفی کردن تغییر و اطمینان یافتن از پایداری تغییرات

8.  چند گام فراتر: فرایند کاوی(آقای رودی نیکس از شرکت Fluxicon از هلند) 

معرفی کتاب ProcessMiningBook.com  (این کتاب قابل دانلود است)

9.  چالش های استقرار BPMS در دانشگاه امیرکبیر(آقای مهندس حسینی) 

استفاده از افراد کلیدی در تبیین فرایندها بسیار مهم است

استفاده از طراح UI در طراحی فرم ها و سازگاری با تیپ عمومی فرم های شرکت یا سازمان

انتخاب اول با فرایندهایی باشد که اثربخشی بیشتری دارند

چالش ها معمولا در رابطه با تیم تحلیل و مدلساز فرایند با تیم پیاده سازی است. Mapping  بین تیم ها مهم است.

استفاده از BPMS هایی که قابلیت App Builder داشته باشند خیلی مهم است

گره زدن اهداف و استراتژی های سازمان به موضوعات فرایندی بسیار مهم است

سازمان ها بایستی از مشاورینی استفاده کنند که تا آخر کار پروژه را دنبال کنند و نقش Coaching را برای سازمان داشته باشند.

تشکیل تیم های تحلیل گر و IT  در داخل سازمان و وابستگی کمتر به مشاور

10. چند گام فراتر: ربات های نرم افزاری Robotic process automation (RPA) (سرکار خانم حمیدی)

تقلید از اعمال انسان در انجام یک فعالیت معنادار و بدون دخالت انسان یک RPA  گفته میشود

استفاده از ربات های نرم افزاری در طراحی فرایند برای انجام کارهای تکراری هر روزه بیشتر می شود.

خطای کمتر، عدم فراموشی، نبود خستگی، سرعت بیشتر، اطمینان بالاتر، کاهش نیروی انسانی، چابک سازی زیر ساخت، امنیت بالا از ویژگی های استفاده از ربات های نرم افزاری است

در سیستم سازی به کمک BPMS ها میتوان از ربات های نرم افزاری استفاده کرد

نکته حائز اهمیت اینکه ربات ها استثنائات را نمیتوانند مدیریت کنند

11. چرا سازمان ها فرایند محور نیستند؟ (دکتر خلجانی)

آیا با مشخص شدن افراد در فرایند میتوان اطمینان حاصل کرد که فرایند به درستی کار می کند؟

اصول حاکم و نوع نگاه سازمان و ارزش های حاکم بر آن بسیار مهم است(منطق و یا بافتار سازمان گفته می شود)

شفافیت، درستی، قوانین رسمی و غیر رسمی، نحوه پاسخگویی و رسیدگی به شکایات بافتار سازمان را تشکیل میدهند

آیا در هر بافتاری میتوان کار فرایندی کرد؟ در چه شرایطی میتوان کار فرایندی کرد؟ بنظر فرایند محوری در مواردی که کار تکراری وجود دارد معنا پیدا می کند!

نکات جدیدی که در نسخه 7 پی.ام.باک به آن پرداخته شده است عبارتند از: کنترل ها و توانمند سازها

نقش انگیزه ها و منافع فردی و سازمانی بسیار حائز اهمیت است(همراستا کردن منافع فرد و سازمان مهم است)

فرایندهای پیچیده یا خلاقیت محور؛ فرایندهایی که عدم قطعیت در آن ها بسیار بالا است و بیشتر متکی به خلاقیت فردی است. مثل فرایندهای طراحی که افراد را نمیتوان در قید و بند قرار داد. مثال فرایند نجات جان یک انسان از زیر آوار، این قبیل موارد کاملا به ابتکار افراد بستگی دارد.

12. افق گشایی از تحلیل کسب و کار برای فرایندهای سازمان های ایرانی (مهندس کُردی)

ایجاد رابطه بین نیاز(Need) و نیازمندی(Requirment) و کار فرایندی

اعمال نگاه پاتولوژیک(بیماری شناسی) به سازمان اهمیت دارد

تحلیل گر نقش یک طبیب را برای درمان و مداوای سازمان دارد

داشتن یکسری چک لیست از موانع و دلایل بروز آن بسیار کمک می­کند در حل مسائل سازمانی

مهمترین ویژگی یک تحلیل­گر اینکه خوب ببیند، تشخیص درست از مشکلات سازمان داشته باشد و در صدد حل مسئله برآید

این روزها بحث های حقوق باشگاه های پرطرف دار کشورمان از جمله استقلال و پرسپولیس و منع ورود به بازی های منطقه ای از سوی نهادهای آسیایی بالا گرفته و تقریبا امیدی به همکاری از سوی این نهادها نیست. بخش خبری کانال دو تلویزیون و خبر این روزها مصاحبه های چالشی رو با مسئولین برگزار می کند. آخرین آن دیشب بود که با مسئولین بورس، مدیر عامل اسبق باشگاه استقلال و عضو کمیسیون ورزشی مجلس شورای اسلامی پخش شد. اما مشکل کجاست؟

مشکل بر سر استقلال این باشگاه ها و مدیریت مستقل و شرکتی آن ها است. حتی دولت هم میتواند باشگاه داری کند.(مثل خیلی از کشورهای دیگر) اما بایستی مالکیت کاملا حقوقی و ثبت شده و حساب دخل و خرج ها هم مشخص باشد. (حسابداری و بازرسی آن). طی سالهای گذشته این مهم انجام نشده است. مشکل درآمدی بنگاه ورزشی هم از دیگر موضوعات حائز اهمیت است. بی شک یک بنگاه ورزشی درآمد آن از محل فروش بلیط، تبلیغات محیطی و دریافت حق پخش از رسانه های پخش کننده رویداد ورزشی است. به علت رعایت نشدن موضوع کپی رایت در کشور و انحصار پخش از سوی برودکستر صدا و سیما، این موضوع نیز پر ابهام و تاکنون لاینحل بوده است. البته اندک تلاش هایی در بودجه جاری برای پرداخت مبلغی از سوی رسانه به باشگاه ها پیش بینی شده است ولی در عمل محقق نشده است.

راه برون رفت از مسائل پیش آمده موضوع شرکت داری یا حاکمیت شرکتی این باشگاه ها است. حاکميت شرکتي در حقيقت فرآيندي است که سعي مي‌کند رابطه مناسب، متعادل و شفافي را ميان عناصر بنگاه و افراد حقيقي ذي‌نفع در آن بنگاه را ايجاد کند تا به اين ترتيب شرکت بتواند مسير حرکت به سوي اهداف تعيين شده را بهتر پیموده و از حقوق سهامداران و ذی نفعان حمايت کند.

در ساختار حاکميت شرکتي مجمع و هيئت مديره به عنوان مهمترين رکن بنگاه در اداره آن و مهمترين عنصر در ساختار شرکت تلقي مي‌شود، مسئوليت هيئت‌مديره شامل تعيين اهداف راهبردي شرکت، هدايت و رهبري شرکت در جهت تحقق اهداف مورد نظر، نظارت بر مديريت اجرايي شرکت و ارائه گزارش به سهامداران و ساير ذي‌نفعان در چارچوب مقررات است. حاکميت شرکتي بطور ضمنی در قانون تجارت کشور اشاره شده و در عین حال دارای ابهامات زیادی است. برای بورسی شدن این باشگاه ها نیز الزاماتی وجود دارد. دستورالعمل سازمان بورس و اوراق بهادار در ایران بسیاری از ابهامات را در این زمینه مرتفع کرده است. لازم است بدون فوت وقت روند رسیدگی و استقرار حاکمیت شرکتی در این دو باشگاه ورزشی تسریع و از زنجیره های ارزشی منطقه ای در کسب و کارها پیروی کنیم.

مطلب مرتبط: چالش های رادیو و تلویزیون خصوصی(10): لزوم راه اندازی شبکه های خصوصی تلویزیونی

                گذز از مدیریت سنتی به مدیریت شرکتی

امید جهانشاهی

عصر حاضر عصر رسانه‌های اجتماعی است و داده، ماشین‌های هوشمند و هوش مصنوعی.  هوش مصنوعی به ماشین‌های هوشمندی گفته می‌شود که از تجربه، درس می‌آموزند و الگو می‌سازند تا وظایفی مانند انسان انجام دهند. به عبارت دیگر، هوش مصنوعی مدل‌سازی رفتار هوشمند انسان‌ها برای حل مسائل پیچیده است.

  رسانه‌های خبری از هوش مصنوعی بهره می‌برند مثل تشخیص اخبار و تصاویر جعلی، ترجمه همزمان، چت‌بات مبتنی بر هوش مصنوعی، تبدیل گفتار به متن، نظارت بر محتوا مثل رصد سوگیری جنسیتی و نژادی در خروجی محتوا.   برخی معتقدند در عصر داده و محتوای بی‌نهایت و حاکمیت هوش مصنوعی، ربات‌ها و به اصطلاح اتوماسیون خبر، دیگر روزنامه نگاری به حاشیه می‌رود و کمرنگ می‌شود؛ و شاهد غلبه روزنامه‌نگاری ربات خواهیم بود.